Windykacja krok po kroku

Gdy kontrahent zalega z płatnością mamy dwie opcje. Czekać cierpliwie aż z dobrej woli zapłaci lub podjąć działania windykacyjne. Jeśli zdecydujemy się na odzyskanie naszych należnych nam pieniędzy powinniśmy przystąpić do działań zwanych windykacja. Zacząć powinniśmy delikatnie. Warto zadzwonić do kontrahenta bądź też wysłać e-mail. Czasami brak zapłaty to nie zła wola. Czasami faktura zawieruszy się u klienta gdzieś w papierach. Nie warto z góry zakładać, że kontrahent nie płaci ze złej woli.

Jeśli kontrahent zapewni nas podczas rozmowy telefonicznej, że należność ureguluje, warto także ustalić termin. Gdy termin na zapłatę minie, możemy się ponownie przypomnieć telefonicznie. Gdy nadal brak zapłaty, możemy albo czekać nadal na wpłatę albo podjąć mocniejsze działania windykacyjne. Niezależnie od wybranej opcji warto w tym momencie wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Dokument taki musi zawierać datę, oznaczenie stron, oznaczenie kwoty należności, podstawę należności (np. numer faktury), sposób zapłaty (np. przelewem na wskazany konkretny rachunek bankowy) i termin na płatność (np. 7 dni od daty odebrania pisma). Jeśli chodzi o termin płatności warto podawać termin „od daty odebrania dokumentu” gdyż łatwo wtedy wyliczyć termin. Dokument taki wysyłamy pocztą. Osobiście preferujemy wysłanie zwykłym listem poleconym – nie poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wynika to z tego, że mamy obowiązek wezwać dłużnika do zapłaty a nie dostarczyć mu wezwanie. Listy za potwierdzeniem odbioru mają to do siebie, że dłużnik może ich nie odbierać przez co nie mamy wymaganego dokumentu do złożenia pozwu.

Przygotowanie pozwu o zapłatę

Gdy minie wskazany w wezwaniu termin na zapłatę możemy przystąpić do przygotowywania pozwu. Osobiście robimy to 2 dni po terminie (często dłużnik wyśle pieniądze ostatniego dnia od wezwania i w trakcie księgowań międzybankowych przekracza się termin, bądź też dłużnik płaci na poczcie przez co przelew dociera po dwóch dniach). Pozew o niskich kwotach (niskiej wartości przedmiotu sporu) przygotowuje się na formularzach sądowych. Wyższe wartości przedmiotu sporu przygotowuje się na dokumencie pozwu. W pozwie określamy właściwość miejscową sądu, strony (powód, pozwany), wartość przedmiotu sporu (WPS), określamy kwoty i terminy do wyliczania odsetek. W części na uzasadnienie wskazujemy stan faktyczny i uzasadniamy pozew. Wskazujemy też dowody (faktury, wezwania do zapłaty z potwierdzeniem nadania), dokonujemy stosownej opłaty sądowej i wysyłamy pozew listem poleconym do sądu. Jeśli wnioskowaliśmy o postępowanie uproszczone, nakaz zapłaty (wyrok) zostanie wystawiony bez konieczności przeprowadzania rozprawy i bez konieczności wizyty w sądzie.